Als Freiberuflerin oder Freiberufler kann die Verwaltung von Finanzen und Rechnungen eine entmutigende Aufgabe sein, vor allem, wenn du neu in deinem Geschäft bist. Zum Glück gibt es kostenlose Tools, mit denen du deinen Rechnungsstellungsprozess auch ohne Programmierkenntnisse optimieren kannst. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Rechnungsstellung mit Google Sheets, Google Docs und Make (früher bekannt als Integromat) automatisieren kannst, und geben dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Verwende Make (früher bekannt als Integromat), um mehrere Datenquellen zu verbinden und Aufgaben zu automatisieren, ohne Code zu verwenden.
- Verwende Google Sheets, um die Daten für die grünen Spalten einzugeben und füge die Kundendaten im Blatt "Kunden" hinzu.
- Ersetze Variablen in einer Google Doc-Vorlage durch die Daten aus dem Google Sheet.
- Lade das Google Doc als PDF herunter und lade es in einen bestimmten Ordner in Google Drive hoch.
- Die Automatisierung, die du mit den Schritten im Video erstellst, kopiert das Google Doc in ein PDF, benennt es um und speichert es im entsprechenden Ordner.
- Lade alle Vorlagen kostenlos herunter, indem du dich hier anmeldest (FREE)
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Optimierung deines Rechnungsstellungsprozesses
Schritt 1: Ein Google Sheet erstellen
Erstelle zunächst ein Google Sheet mit den notwendigen Spalten für deinen Rechnungsstellungsprozess. Marvin Aziz empfiehlt, grüne Spalten für Dateneingaben und weiße Spalten für Berechnungen zu verwenden.
Schritt 2: Kundendaten hinzufügen
Als Nächstes fügst du deine Kundendaten in ein separates Blatt namens "Kunden" ein. Dieses Blatt sollte den Namen, die Adresse, die E-Mail-Adresse und andere relevante Informationen des Kunden enthalten.
Schritt 3: Eine Google Doc-Vorlage erstellen
Erstelle eine Google Doc-Vorlage mit dem Branding deines Unternehmens und allen notwendigen Feldern für deine Rechnung. Die Variablen in der Vorlage sollten mit den Spalten im Google Sheet übereinstimmen.
Schritt 4: Google Sheets mit Make verbinden
Jetzt ist es an der Zeit, Google Sheets mit Make zu verbinden. Ich empfehle, ein neues Szenario in Make zu erstellen und das Modul "Google Sheets" zu verwenden, um die Verbindung einzurichten.
Schritt 5: Variablen in Make einrichten
Sobald du Google Sheets mit Make verbunden hast, kannst du in Make Variablen einrichten, die die Variablen in deiner Google Doc-Vorlage ersetzen.
Schritt 6: Lade das Google Doc als PDF herunter
Verwende das Modul "Google Docs" in Make, um das Google Doc als PDF herunterzuladen.
Schritt 7: Hochladen der PDF-Datei auf Google Drive
Verwende schließlich das Modul "Google Drive" in Make, um das PDF in einen bestimmten Ordner in Google Drive hochzuladen.
FAQ's
Frage: Ist die Nutzung von Make kostenlos?
Antwort: Make bietet eine kostenlose Stufe, die bis zu 1.000 Vorgänge pro Monat erlaubt. Du kannst jedoch auf eine höhere Stufe aufsteigen, wenn sich dein Anwendungsfall weiterentwickelt.
Frage: Kann ich deine Rechnungsvorlage kostenlos verwenden?
Antwort: Klar! Du kannst die Vorlagen hier kostenlos herunterladen .
Frage: Muss ich wissen, wie man programmiert, um Make zu benutzen?
Antwort: Nein, Make ist eine no-code Lösung, mit der du Aufgaben automatisieren kannst, ohne Code zu schreiben.
Frage: Brauche ich ein Google Drive-Konto, um Google Sheets und Google Docs zu nutzen?
Antwort: Ja, Google Sheets und Google Text & Tabellen sind Teil der Google Drive-Suite und Nutzer/innen brauchen ein kostenloses Google Drive-Konto, um darauf zuzugreifen.
Fazit
Als Freiberufler/in kann die Verwaltung von Finanzen und Rechnungen eine Herausforderung sein, aber mit kostenlosen Tools wie Google Sheets, Google Docs und Make kannst du deinen Rechnungsstellungsprozess rationalisieren und Zeit sparen. Mit Hilfe des Video-Tutorials kannst du deinen Rechnungsstellungsprozess automatisieren, ohne Code schreiben zu müssen. Wenn du die Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgst, kannst du ein Rechnungsstellungssystem einrichten, das für dich funktioniert, und dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren.
Wenn du mehr Automatisierungsvideos sehen möchtest, schau dir diesen Artikel an: Wie du dein Webflow CMS automatisierst
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